A partir des Fichiers des Ecritures Comptables (FEC), l’Administration fiscale peut effectuer des opérations de contrôle à distance, sans avoir à se déplacer dans vos locaux. Cette procédure, dénommée examen de comptabilité, répond à la volonté de l’Administration fiscale d’informatiser et d’automatiser ses contrôles. On vous explique comment se déroule cette procédure.
- Quels sont les professionnels concernés par l’examen de comptabilité ?
- Comment se déroule la procédure ?
- Quelles sont les garanties dont vous bénéficiez ?
- Quelles sont les sanctions encourues ?
Quels sont les professionnels concernés par l’examen de comptabilité ?
Que vous soyez commerçant, artisan, profession libérale ou agriculteur, vous êtes concerné par cette procédure de contrôle à condition bien entendu que vous teniez votre comptabilité de manière informatisée.
Comment se déroule la procédure ?
L’examen de comptabilité constitue une alternative à la procédure de vérification de comptabilité classique. L’Administration aura recours à cette procédure, plutôt qu’à une vérification de comptabilité plus chronophage, lorsqu’elle considère qu’il n’est pas nécessaire d’effectuer des investigations sur place.
Engagement de la procédure par l’envoi d’un avis d’examen de comptabilité
L’examen de comptabilité ne pourra être engagé sans que vous en soyez averti par l’envoi d’un avis d’examen de comptabilité.
L’avis mentionne la période concernée ainsi que la faculté qui vous est ouverte de vous faire assister par un conseil. Il vous informe également que la charte du contribuable vérifié, dont le contenu est opposable à l’Administration, peut être consultée en ligne ou vous être remise si vous en faites la demande.
Vous disposez alors d’un délai de 15 jours, à compter de la réception de cet avis, pour adresser à l'Administration, sous une forme dématérialisée, un FEC conforme aux normes exigées par la règlementation fiscale, pour chaque exercice comptable contrôlé.
En pratique, vous pouvez adresser vos FEC :
- soit en utilisant la plateforme d’échange sécurisée (cette possibilité est indiquée dans l’avis d’examen de comptabilité qui vous a été envoyé),
- soit sur un support physique (clé USB, CD-Rom…) par voie postale ou en les déposant directement dans les locaux de l’Administration.
A condition que les fichiers transmis soient conformes, l’Administration établit un imprimé constatant leur réception et vous en adresse un exemplaire.
A noter : afin de vérifier la conformité de votre FEC au regard des normes fiscales, vous pouvez utiliser l’outil «Test Compta Demat » mis en ligne par l’Administration fiscale.
Déroulement de l’examen de comptabilité
Lors de l’examen, l’Administration peut effectuer des tris, des classements ainsi que tous calculs aux fins de contrôler la concordance entre vos FEC et vos déclarations fiscales.
Elle peut, en outre, vous demander, dans l’avis d’examen de comptabilité, de lui transmettre une copie des documents, autre que les FEC, qu’elle souhaite étudier pour commencer le contrôle. Elle peut effectuer des traitements informatiques sur ces documents.
Afin de réaliser son contrôle, l’Administration peut également être amenée à vous poser des questions et vous demander des pièces justificatives. Ces demandes complémentaires peuvent être formulées par écrit et/ou oralement.
Fin de l’examen de comptabilité
Dès lors qu’elle a engagé un examen de comptabilité, l’Administration dispose d’un délai de 6 mois suivant la réception des FEC, pour vous adresser soit une proposition de rectification soit un avis d’absence de rectification.
A noter :
L’envoi d’une proposition de rectification ne peut intervenir sans qu’un point téléphonique
ait préalablement eu lieu entre le vérificateur et vous-même ou que
l’Administration vous reçoive dans ses locaux, si vous en faites la demande.
Avant la mise en recouvrement ou avant l’envoi d’absence de rectification, l’Administration est tenue de détruire les FEC reçus.
Quelles sont les garanties dont vous bénéficiez ?
Bien qu'effectué à distance, l'examen de comptabilité s'accompagne, comme tout contrôle fiscal, d’un certain nombre de garanties pour le contribuable telles que :
- bénéficier, tout au long de la procédure, d'un débat oral et contradictoire avec le vérificateur ;
- se faire assister d'un conseil de votre choix
- présenter vos observations.
En ce qui concerne la garantie de bénéficier d’un débat oral et contradictoire, l’Administration précise que le vérificateur ne doit pas se contenter de la seule exploitation de la comptabilité. Il doit engager avec le contribuable un dialogue constructif afin de comprendre les écritures comptables et de recueillir les informations utiles à la procédure.
Par ailleurs, l’Administration a l’interdiction de renouveler une procédure d’examen de comptabilité sur les mêmes impôts ou taxes et pour la même période.
Quelles sont les sanctions encourues ?
Si vous ne transmettez pas les fichiers dans le délai de 15 jours ou que vous transmettez des fichiers non conformes, vous encourez une amende de 5000 € (ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, d'une majoration de 10% des droits mis à votre charge).
En outre, l’Administration peut annuler la procédure d’examen de comptabilité à distance et engager une vérification de comptabilité dans les locaux de votre entreprise.
Rédigé pour vous par Elodie
