Si vous utilisez un logiciel ou système de caisse dans le cadre de votre activité, vous avez des obligations à respecter. Voici tout ce que vous devez savoir pour être en règle.
- Qu’est-ce qu’un logiciel ou système de caisse ?
- Quelles obligations s’imposent aux professionnels ?
- Comment prouver la conformité de son logiciel de caisse ?
- Un calendrier transitoire prévu par l’Administration fiscale
- Quelles sanctions en cas de non-conformité ?
- Que devez-vous faire ?
Qu’est-ce qu’un logiciel ou système de caisse ?
Un logiciel ou système de caisse est une solution informatique permettant aux professionnels d’enregistrer et de conserver les paiements perçus en contrepartie de la vente de marchandises ou de prestations de services.
Quelles obligations s’imposent aux professionnels ?
Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises dotées d’un logiciel ou système de caisse doivent s’assurer qu’il est conforme à la loi en vigueur et disposer d’un certificat attestant de cette conformité.
Sont concernés tous les professionnels assujettis à la TVA qui réalisent des transactions avec des particuliers et qui enregistrent les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel ou système de caisse. Les professionnels réalisant des opérations exclusivement exonérées de TVA ainsi que ceux qui relèvent de la franchise en base de TVA ne sont pas soumis à cette obligation.
Le logiciel ou système de caisse doit répondre aux conditions requises par la réglementation fiscale en matière d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données (article 286-1-3 bis du code général des impôts).
A noter
L’utilisation d’un logiciel de caisse n’est pas obligatoire, mais si vous en utilisez un,
il doit être conforme aux exigences en vigueur.
Comment prouver la conformité de son logiciel de caisse ?
Depuis le 16 février 2025, il n’est plus possible de justifier la conformité d’un logiciel ou système de caisse par une simple attestation individuelle délivrée par l’éditeur. En d’autres termes, les éditeurs ne peuvent plus auto-certifier leurs solutions. Seule une certification délivrée par un organisme accrédité est valable.
Ainsi, pour être conforme à la législation, les logiciels de caisse doivent disposer de l’une des certifications suivantes :
- le certificat délivré par Infocert basé sur la norme de l'Association Française de Normalisation (AFNOR) NF525 ;
- le certificat délivré par le Laboratoire National de Métrologie et d'Essais (LNE), basé sur le référentiel de certification des systèmes de caisse.
C’est à l’éditeur du logiciel d’effectuer la demande de certification auprès de l’organisme accrédité et de fournir le certificat de conformité aux professionnels qui utilisent ses solutions.
Un calendrier transitoire prévu par l’Administration fiscale
L’Administration fiscale a accordé aux éditeurs de logiciels un délai pour se mettre en conformité.
- Jusqu’au 31 août 2025, les professionnels pourront encore présenter une attestation individuelle de l’éditeur si le logiciel n’est pas encore certifié.
- Du 1er septembre 2025 au 28 février 2026, tout logiciel ou système de caisse non encore certifié devra avoir fait l’objet d’une demande de certification de la part de l’éditeur. A cet effet, l’éditeur devra être en mesure de justifier, au plus tard le 31 août 2025, d’un engagement ferme de mise en conformité auprès d’un organisme certificateur accrédité (contrat signé, devis accepté ou commande ferme).
Quelles sanctions en cas de non-conformité ?
Tout professionnel utilisant un logiciel de caisse non certifié encourt une amende de 7 500 € par logiciel ou système non conforme. La sanction peut être reconduite à défaut de mise en conformité dans un délai de 60 jours.
Que devez-vous faire ?
Vérifiez dès maintenant auprès de votre éditeur que votre logiciel de caisse est certifié ou qu’une démarche de certification est engagée.
Rédigé pour vous par Elodie
